Fem nemme måder at forbedre din forretning skriftligt

Har du nogensinde spekuleret over, hvorfor nogle mennesker kan gøre millioner skrivning bøger, og andre (måske du) kan ikke selv udfylde et enkelt forretningsbrev værd at læse? Sikker, naturlige talent udgør formentlig nogle af deres skrivning succes. Men virkelig de bedst sælgende forfattere nået dette niveau af succes ved at afsætte alvorlige tid og kræfter på at perfektionere deres håndværk. Plus elsker de at skrive.
Som en travl professionel, du er nok mere interesseret i efterbehandling denne skrivelse end at nå frem til bedste sælgere liste. Og mens dit job sandsynligvis kræver nogle skriftligt forslag, brochure kopi eller endda korrespondance, du sandsynligvis ikke har tid til at øve og perfekt dine skrivefærdigheder. Men det betyder ikke, du ikke kan forbedre.
Hvad enten man skriver eller ej, kan du gøre din skrivning mere effektive og bedre ved hjælp af de følgende fem nemme metoder:
1. holde det simpelt
For at gøre din business forslag, salgsbreve, og salgsfremmende kopi mere læservenlige, skal du organisere dine ideer i en enkel, logisk format. Selvom du ikke behøver at redegøre for hvert punkt, du ønsker at gøre, skal du bruge et par minutter jotting ned dine ideer og planlægge de mest effektive for at præsentere dem. Nogle mennesker kan lide mindmaps, og andre foretrækker lister. Uanset format, eller mangel på samme, du vælger for din pre skriftligt, Sørg for det er effektiv og nem at bruge.
Når du har dine ideer ned, kan du begynde at organisere dem. Du skal åbne din brik ved at indfange dine læseres opmærksomhed. Besvare deres spørgsmål, “Hvad handler det om?” Hvis du introducerer udsigterne til et nyt produkt, så fortæl dem. Og hvis du ændrer en firmapolitik, komme til punktet lige bortrejst. Fokus på dine læseres perspektiv og undgå lange fortællende begyndelse, ellers risikerer du at miste deres interesse. Derefter bruge midten eller kroppen af din brik til at identificere din vigtigste punkter. Afhængigt af formålet med din brik, bestille dine point efter prioritet eller kronologisk. Endelig afslutte din brik på en positiv note.
2. stop tænker så meget
At tage din tid og planlægge hvert ord plejer faktisk forbedre din skriftligt. Faktisk har hastigere dit tempo en række fordele, især i de første udkast. For det første fanger skriver hurtigt din naturlige stemme og personlighed i hver sætning. Det betyder, at dine ord lyder som dig, hvilket er vigtigt at gøre dine meddelelser effektivt. Fremskynde det vil også bidrage til at afhjælpe din frygt for at begå fejl. Hvis du konstant anden gætte sætningsstrukturer, ordet valg og grammatik, vil du aldrig færdig med din første punkt. Og det er hvad redigering og revisionen er til alligevel.
Det er rigtigt. Vænne sig til tanken om et første udkast. Hver forfatter kender betydningen af gå tilbage over deres arbejde at eliminere fejl og revidere deres ord. Og med business writing, risikerer du at miste troværdighed og professionalisme, hvis du laver fejl. Væsentlige, hvis du ønsker dine læsere at forstå den besked, du har lagt på papir, skal du sørge for du kan forstå det selv. Selv de bedste, mest erfarne forfattere vide, at den redigering fase er afgørende for at skabe anstændigt arbejde.
3. Skriv mindre
Før din begejstring fat tager, skrive mindre ikke betyder, at skrive mindre hyppigt. Det betyder i dette tilfælde skrive færre ord. Shakespeare sagde engang: “Korthed er sjælen af wit.” Og hvis han vidste, hvad han taler om, så du ville ikke har læst hans arbejde i gymnasiet engelsk klasse. Så hvad præcis han mener? Simpel; stramme op din sprog og forlade ud hvert ord, der ikke tilføjer mening til din besked.
Hvis du ønsker dit budskab at komme på tværs på papir på samme måde lyder det i dit hoved, så du skal fjerne alle akavet, ordrige sætninger, der ikke gøre dit budskab mere meningsfuld. For eksempel, erstatte “skyldes det, at” med “fordi.” Og erstatte en simpel “Hvis” for ordrige “i tilfælde af at.” Disse enkle ændringer vil gøre budskabet klart mindre verbose, og mere professionel.
4. må ikke holde tilbage
Hvis du skriver noget, har uanset hvad det er, du naturligvis en grund til at gøre det. Måske du ønsker at informere medarbejderne om en ny politik, eller måske du ønsker at dele fordelene ved dit nyeste produkt med potentielle kunder. Uanset årsagen, skal du gøre det klart for dine læsere. De plejer ellers, læse forbi din første sætning.
Være direkte, bruge stærke verber og gøre stærke punkter. Hvis du forsøger at sælge dine tjenester, Fortæl læserne, hvordan du er forskellige fra konkurrencen. Eller hvis du har brug for støtte til et kommende projekt, Fortæl læserne, hvordan de kan hjælpe. Ikke lade dem finde ud af hvad du ønsker. Fortæl dine læsere, hvorfor de har brug at læse din brik, hvad betyder det for dem, og hvilken handling du vil have dem til at tage.
5. Tag en pause
Afhængigt af dit projekt, og din tilbøjelighed til at trække tiden ud, prøve at give dig selv en pause fra hvert stykke, du skriver. For eksempel prøve at skrive din skitse om morgenen og derefter genlæse og revidere efter frokost. For kortere stykker er det bedste tidspunkt at tage en pause efter din første udkast er afsluttet. Når du skriver længere stykker, som bøger eller forretningsplaner, pause efter at have afsluttet en sektion eller et kapitel. Du bestemt ønsker ikke at stoppe midt i sætningen, eller endda midt punkt, fordi du kan glemme, hvor du var ledet.
At tage nogen tid fra hvert projekt vil tillade dig at vende tilbage til det med nyt perspektiv og øget objektivitet. Du vil se dine egne fejl, mangler i dine oplysninger og organisatoriske udfordringer lettere når du har taget noget tid væk. Selv om du er på en deadline og kan kun skåne ti minutter, gå gå en tur eller gøre noget andet. Din skrivning bliver bedre for det.
Bedre skrive i fremtiden
Selv hvis du elsker at skrive, kan du ikke benægte det tager arbejde. Men du kan gøre store forbedringer til din skriftlige arbejde uden seriøs indsats. Start ved at organisere din besked i en enkel, logisk format. Derefter stoppe understrege over hvert ord, og skrive frit og hurtigt gennem din første udkast. Fjerne ordrige sætninger for at holde din besked kortfattet, og fortæl læserne præcis hvad du ønsker dem til at få fra hvert stykke, du skriver. Endelig, tage en pause fra dit arbejde, så du kan vende tilbage til det med en frisk, objektive perspektiv.
Forbedre din forretning skriftligt behøver ikke at være svært. Når du bruger disse fem nemme metoder til bedre skrivning, dit arbejde bliver mere effektiv og du vil se store resultater fra lille indsats.